合同审查的流程处理与印章使用

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为防范交易风险，维护公司利益，在合同签订之前，公司法律部门及其他相关部门会根据法律法规及公司章程制度的要求，针对各部门送审的合同文本及资料进行检查与核对分析，并就合同中存在的法律问题及其他缺陷提出修改、增删、调整等意见建议。从某种意义上来说，合同就是企业的财富之源。那么法务人员在进行企业合同审查时都会遇到什么问题呢？

一、合同审查的分工

合同内容一构成条款性质的不同，可大致划分为法律条款、商务条款及技术条款三类内容。通常可以这样理解：

法律条款是为了保证合同顺利履行，严格约束当事人的权利义务，并提供明确有效的纠纷解决及救济方式的合同条款，包括但不限于知识产权、适用法律、争议解决、违约责任、不可抗力等条款，法律条款主要由法律部门负责审核。

商务条款则是对双方当事人之间相关合同交易的具体商务安排作出约定的条款，包括但不限于标的内容、交付时间与方式、价格、支付或结算方式、期限、运输、保险等条款，商务条款主要由经办部门、相关部门及主管部门负责审核。

技术条款是对合同标的物的物理化学性能、技术等级和规范、质量、规格等特征加以约定，使得合同标的物能够与种类物相区别和特定化的合同条款，包括但不限于商品的技术标准、质量标准、检验标准、包装、工艺、使用、验收、维护等条款。技术条款主要由经办部门相关部门及主管部门负责审查。

对合同内容的审查，一方面应坚持依条款分工负责的原则，由熟悉技术规范并参与商务谈判的业务人员负责技术、商务条款的基础和审查，由法律人员负责法律条款的审查，进而明确合同审核中的责任分工，发挥各部门的优势，提高合同审查的质量与效率；另一方面，在存在商务技术条款与法律条款性质重叠的情况下，由法律人员从风险控制的角度对技术或商务条款进行合法性审查。此外，合同总体上的合法性、严谨性和逻辑一致性应由法律部门总体负责。

二、合同审查的流程设计

合同审查流程，一方面要有利于保证合同审查的质量，另一方面要有利于提高合同审查的效率，这是合同审查流程结构设计的总体要求。

目前企业常用的合同审查流程结构大体有两种，一是串行结构，即参与合同审查的各环节按照各自职责依次进行合同审查，基本流程为经办部门→需求部门或执行部门→项目主管部门→财务投资部门→法律部门→公司领导；二是并行结构，即除合同经办部门和公司领导外，其他参与合同审查的环节同时开展审查工作。

两种结构各有所长。串行结构有利于审查部门对合同作出全面分析，包括其他部门的分析意见，同时在该种结构设计下，一旦前置环节作出否定评价后，合同审查流程即告终止，能够提高审查效率；并行结构由于各审查部门同时开展工作，各自独立出具意见，不便于审查部门的综合判断，但是在前期沟通比较充分的情况下，能够大幅度缩短审查时间，提高审查效率。

由于法律部门在一般情况下，具有全面审查的职能，法律审查范围不仅包括合同文本本身，同时也应包括对其他部门审查意见的审查，并行结构不能满足此项要求，所以常规情况下，串行结构更加合理。当然，如果对审查时限有比较高的要求，也可以采用串行、并行并用的方式。

三、合同的快速审查

在实践中许多企业在不同的合同流程之外，又建立合同审查的“绿色通道”。进入绿色通道的合同可以比较迅速的得到审查。大体有两种情况，一种是情况紧急，需要启动特别程序，缩短审查时间，保证快速完成审查，另一种情况是合同本身风险不大，不需要按照普通程序全面审查的合同，通常主要是标准文本、无金额或小金额合同。

提高绿色通道合同的审查效率，一般应以缩短审查时限为主。除非进入绿色通道合同类别要求十分明确，可以减少关联性不大的部门，一般情况下不宜减少审查环节，特别是法律审查环节。

四、合同的补签与倒签

合同补签是在合同签订生效之前双方已经开始实际履行合同，而在合同履行过程中或在合同履行完毕后补充签署合同的现象。

补签合同存在一定的法律风险。对于合同补签前的履行过程，由于存在较大的不确定因素，一旦发生纠纷或争议而又无据可查。此外合同补签还存在一定的管理风险、内控风险等。

事先签订合法有效的书面合同，可以使当事人双方准确的理解合同规定，有利于合同顺利履行，避免不必要的争议，同时便于管理。因此，如确实无法避免补签合同，应充分说明理由。对于纯粹因管理方面的问题而导致的合同补签，应当避免。

五、合同印章的使用

法律层面上，公章和合同专用章在合同签署的效力方面没有差异。之所以在公章之外还另行刻制合同专用章，是因为合同专用章主要是法律部门用于合同的签订，其效力仅限于合同签订；而公章则具有代表公司的功能，其效力可及于公司的一切事务。

合同签订加盖合同专用章，可以使得合同生效经过法律部门人员的审查把关，能够有效防止合同不经法律审查就直接对外签订生效问题的出现。

六、私人印章能否代替签字

目前合同的生效条款一般约定为“本合同自双方签字盖章之日起生效”。即合同的生效既要求盖章，同时还要求合同主体对应的法定代表人或授权代表人在合同上签字。但在实际中，由于签字的局限性，衍生出一种用法定代表人或授权代表人的私人印章代替本人签字的做法。

一般而言，由于此类私人印章没有行政备案，发生争议时难以确定其真实性，因此在审查合同对方的签字时建议对方代表人最好亲笔签字，尽量避免加盖私人印章。此外，国际通用的合同生效条款一般规定签字生效。所以在复杂的国际经济环境中，为了确保涉外交易的安全性，应特别重视对于外方当事人签字真实性合法性的审查。