在传统思想里，采购就是拿钱买东西，其目的就是以最少的钱买到最好的商品。然而，事实并非如此，随着市场经济的发展，技术的进步，竞争的日益激烈，采购已由单纯的商品买卖妆展成为一种职能，一门专业，一种可为企业节省成本，增加利润，获取服务的资源。采购也不是一种轻松的工作，需要较高的专业技能和谈判技巧。
采购不仅是价格问题，而且大部份不是价格因素，更多的是品质水平，品质保证能力，售后服务，产品服务水平，综合实力等等。有些东西看起来买得很便宜，但经常维修，经常不能正常工作，就大大增加了使用成本，如果买的是假冒伪劣商品，就会蒙受更大的损失。
采购就是通过交换获取物料和服务的购买行为，为企业经营在合适的时间、地点、价格获取质量、数量合适的资源。
因此，作为采购员，从根本上看，应具备以下能力：
1.成本意识与价值分析能力 采购支出是构成销货成本的主要部份，因此采购人员必须具有成本意识，会精打细算，锱珠必较，不可大而化之；其次，必须具有“成本效益”的观念，所谓“一分钱一分货”，不可花冤枉钱，买了品质不好或不堪使用的物品，并能随时将投入（成本）与产出（使用状况－－时效，损耗率，维修次数等）加以比较。此外，对于报价单的内容，应有分析的技巧，不可以“总价”比较，必须在相同的基础上，对原料，人工，工具，税款，利润，交货时间，付款条件等，逐项加以剖析评判。
2.预测能力 在动态经济环境下，物品的采购与供应数量经常会调整变动，采购人员应该能依据各种产销资料，分析，判断货源是否充裕，再与供应商接触，并可从其“惜售”的态度，揣摩物品是否可能供应日绌。从物品原料价格的涨跌，也能推断采购成本将受影响的幅度是多少。总之，采购人员必须扩充见闻，具备“察言观色”的能力，才能对物品未来的供应趋势未雨绸缪。
3.表达能力 采购人员无论是用语言或文字与供应商沟通，必须能正确，清晰表达所欲采购的各种条件，例如规格，数量，价格，交货期限，付款方式等，避免语言含混，滋生误解。尤其是忙碌的采购工作，采购人员更必须具备长语短话，言简意赅的表达能力，以免浪费时间。而以“说之以理，动之以情”来获取优惠的采购条件，更是采购人员必须锻炼的表达能力。
4.良好的人际沟通与协调能力 由于采购业务牵涉范围广，相关部门多，欲使采购业务能顺利进行，而获得良好的工作绩效，除了采购人员的努力外，尚需企业内部各有关部门的密切配合。 因此，采购人员必须具有良好的人际关系与协调能力，以期获得有关部门的合作，而圆满完成任务。在此将采购部门与企业内有关部门的协调关系，叙述如下：1）与销售部门 销售部门应提供正确的销售预测及销售目标等资料给采购部门，以期采购计划有效执行。 销售部门研定产品的价格，必须事先预估制造成本，尤其占主要部份的材料成本。在预估材料成本方面，采购部应提供充分协助。销售部门在与客户谈判特别订单及无库存的产品时，必须考虑采购的购运时间（leadtime)，避免造成无法如期交货的问题。采购部门应将从供应商处所获得的有关竞争者的用料需求信息，以及其它产品的销售数量，品质，价格等信息，提供给销售部门，以协助做好竞争策略的拟定工作。2）与生管部门为了确保原料供应的稳定性，采购部门和生管部门需要经常交换信息。生管部门应尽早通知采购部门有关产品的生产计划与物料的需求计划，使采购部门有充足的时间寻求货源，并与供应商议价。而采购部门也必须通知生管部门其所需要的购运时间及订购后可能发生的变化。如果生产计划和采购计划中的数量或时间有任何改变，彼此都应迅速通知对方，以便做适当的调整与配合。3）与质检部门采购人员必须熟悉有关品质标准，以便从供应商处购买到合乎质量的物品。采购人员由于直接与供应商接触，能帮助品管部门建立供应商所能配合的一套检验标准。而品管部门也应将检验结果告知采购人员，借以考核供应商。因此，采购与质检部门的协调如下： 质检知识：采购人员应随时向质检部门学习质检的知识，以便与供应商接触时能了解物料品质，以期采购适当的物料以供生产。 品质标准：采购部门应与质检部门保持密切联系，以便质检部门随时提供必要的协助，使请购规格与验收标准相互吻合。 物料验收：质检部门对由于厂商交来的物料不符要求而拒收时，应立即通知采购部门，以便采取必要的措施。 开发供应厂商：采购部门与质检部门应共同开发供应厂商，以确认厂商是否具备供应所需品质及数量的产品的能力。4）与生产现场 采购部门提供生产现场所需物料，两者关系密切，但是两者却有不同的立场。通常，生产现场希望物料能快速供应，以免发生断料停工；而采购部门则希望能有充分时间进行议价，以降低采购成本，因此在采购的购运时间方面，彼此需互相尊重，充分协调地，切勿意气用事。另外，对于“自制”或“外包”的决定，生产现场与采购部门彼此立场与见解也可能不同，此时应根据成本分析结果，以客观的态度共商办法。5）与财务部门 每一项采购交易，从订购开始到交货，请款，付款为止，都需要做财务处理。财务部门还可为采购部门提供各项有关的计算资料，例如：应付帐余额统计，实际支出金额与预算金额比较，材料成本计算，价差绩效计算等。6）与技术部门 技术部门在设计物料规格时，不可过分加调追求品质，而忽略价格和市场因素；而采购部门也不可太强调价格因素而忽略品质要求。因此，技术部门应征询采购部门的意见，而采购部门也应根据市场信息，建议适当的规格标准。总之，两都必须密切协调，才能顺利进行采购。 为了建立标准，以期尽量保证物料品种，在此方面，两者应密切协调，产生良好的互动关系。在新产品设计方面，采购部门应及时提供有关物料规格，性能，价格等最新信息，以供技术部门参考。7）与仓储部门 大量采购可以降低物料的单位成本，但相对地，存量的增加，会提高仓储成本。因此，为了使整体的采购成本降低，采购部门与仓储部门，必须有良好的沟通与协调能力，妥为设计适当的最低存量及订购点。 采购部门应在订购完成时，将有关交货时间与数量等资料通知仓储部门，以便仓储部门能事先准备所需空间；而仓储部门也应定期将存量记录通知采购部门，以利存量控制。 另外，对于退货，呆料，缺料等问题，采购人员也应协助仓储人员处理。
5.专业知识 采购人员对其经办的产品，若能了解材料来源，组合过程，基本功能，品质，用途，成本等，将有助于供应商的沟通，并避免吃亏上当。有了专业知识，采购人员就更能主动开发新来源或替代品，且有助于降低采购成本。
除此之外，采购员需要了解购买的物品，了解产品的原理，性能要求，了解市场行情，价格走势，需要了解供应商的实力，供应商报价的合理性，实地考查供应保证能力，需要极强的谈判能力和计划能力，有能力在保证供应的同时保证价格和品质标准。总的来说，作为专业采购员，需要掌握至少一门符合企业实际需要的采购内容的专业，而非会计和英语等专业。
采购员职责范围 采购工作职责 采购的任务是确保企业生产所需的物料，在必要的时候，将必要的数量，以适当的品质，价格进货，从而维持正常的生产活动，使企业配置的资源充分发挥功效，不会因采购不适而造成机器，厂房闲置，作业人员停工待料，生产中继等企业蒙受损失的现象。而要达成以上任务，采购员必须明了自己的职责。
关于一个优秀的采购员须承担的责任，主要有以下几个部份：采购计划与需求确认，供应商选择与管理，采购数量控制，采购品质控制，采购价格控制，交货期控制，采购成本控制，采购合同管理，采购记录管理。
采购业务实施流程 采购流程是采购员的主要工作内容，但往往有许多新上任的采购员因为对采购的流程不熟悉，对采购工作无从下手，或进行采购活动时错漏百出，甚至给企业带来无法挽回的损失。所以采购员在进行采购活动之前，对采购流程进行熟悉和了解是十分重要的。
流程：收集信息－询价－比价，议价－评估－索样－决定－请购－订购－协调与沟通－催交－进货验收－清理付款。
5R原则企业采购过程中要遵循哪些原则，才能使采购效益最大化呢？采购专家提出应用“5R”原则指导企业采购活动，也就是在适当的时候以适当的价格从适当的供应商处买回所需数量物品的活动。一、适价（RightPrice）价格永远是采购活动中的敏感焦点，企业在采购中最关心的要点之一就是采购能节省多少采购资金，因此采购人员不得不把相当多的时间与精力放在跟供应商的“砍价”上。物品的价格与该物品的种类、是否为长期购买、是否为大量购买及市场供求关系有关，同时与采购人员对该物品的市场状况熟悉状况也有关系，如果采购人员未能把握市场脉搏，供应商在报价时就有可能“蒙骗”采购人员。
一个合适的价格往往要经过以下几个环节的努力才能获得。多渠道获得报价：这不仅要求有渠道供应商报价，还应该要求一些新供应商报价。企业与某些现有供应商的合作可能已达数年之久，但它们的报价未必优惠。获得多渠道的报价后，企业就会对该物品的市场价有一个大体的了解，并进行比较。
比价：俗话说“货比三家”，因为专业采购所买的东西可能是一台价值百万或千万元的设备或年采购金额达千万元的零部件，这就要求采购人员必须谨慎行事。由于供应商的报价单中所包含的条件往往不同,故采购人员必须将不同供应商报价中的条件转化一致后才能进行比较,只有这样才能得到真实可信的比较结果。
议价：经过比价环节后,筛选出价格最适当的二至三个报价环节。随着进一步的深入沟通,不仅可以将详细的采购要求传达给供应商，而且可进一步“杀价”，供应商的第一次报价往往含有“水份”。但是，如果采购物品为卖方市场，即使是面对面地与供应商议价，最后所取得的实际效果可能要比预期的要低。
定价：经过上述三个环节后，买卖双方均可接受的价格便作为日后的正式采购价，一般需保持两至三个供应商的报价。这两、三个供应商的价格可能相同，也可能不同。
二、适质（RightQuality）一个不重视品质的企业在今天激烈的市场竞争环境中根本无法立足，一个优秀的采购人员不仅要做一个精明的商人，同时也要在一定程度上扮演管理人员的角色，在日常的采购工作中要安排部分时间去推动供应商改善、稳定物品品质。
采购物品品质达不到使用要求的严重后果是显而易见的：来料品质不良，往往导致企业内部相关人员花费大量的时间与精力去处理，会增加大量的管理费用。
来料品质不良，往往在重检、挑选上花费额外的时间与精力，造成检验费用增加；来料品质不良，导致生产线返工增多，降低产品质量、降低生产效率；因来料品质不良而导致生产计划推迟进行，有可能引起不能按承诺的时间向客户交货，会降低客户对企业的信任度；若因来料品质不良引起客户退货，有可能令企业蒙受余种损失，严重的还会丢失客户。
三、适时（RightTime）企业已安排好生产计划，若原材料未能如期达到，往往会引起企业内部混乱，即产生停工待料，当产品不能按计划出货时，会引起客户强烈不满。
若原材料提前太多时间买回来放在仓库里等着生产，又会造成库存过多，大量积压采购资金，这是企业很忌讳的事情，故采购人员要扮演协调者与监督者的角色，去促使供应商按预定时间交货。对某些企业来讲，交货时机很重要。
四、适量（RightQuantity）批量采购虽有可能获得数量折扣，但会积压采购资金，太少又不能满足生产需要，故合理确定采购数量相当关键，一般按经济订购量采购，采购人员不仅要监督供应商准时交货，还要强调按订单数量交货。
五、适地（RightPlace）天时不如地利，企业往往容易在与距离较近的供应商的合作中取得主动权，企业在选择试点供应商时最好选择近距离供应商来实施。
近距离供货不仅使得买卖双方沟通更为方便，处理事务更快捷，亦可降低采购物流成本。越来越多的企业甚至在建厂之初就考虑到选择供应商的“群聚效应”，即在周边地区能否找到企业所需的大部分供应商，对企业长期的发展有着不可估量的作用。
采购人员都有这样的体会，就是在实际的采购工作中很难将上述“5R”中的一个方面时，就要牺牲其他方面。
例如，若过分强调品质，供应商就不能以市场最低价供货，因为供应商在品质控制上投入了很多精力，它必然会把这方面的部分成本转嫁到它的客户身上。
因此，采购人员必须综观全局，准确地把握企业对所购物品各方面的要求，以便在与供应商谈判时提出合理要求，从而争取有更多机会获得供应商合理报价。
总之，只有综合考虑才能实现最佳采购，这需要采购实施人员在长期的实际操作中积累经验。